DJASOFT

## Objectifs et prérequis **Objectifs** : À la fin de ce chapitre, l’élève sera capable de : - Définir les notions clés liées à un logiciel de gestion (DJASOFT) et distinguer les modèles de licence. - Installer et configurer DJASOFT sur différents systèmes d’exploitation (Windows, Linux). - Paramétrer les fichiers tiers (clients, fournisseurs) ainsi que le plan comptable de base. - Créer et suivre les documents commerciaux (bon de commande, bon de livraison, facture) et tenir une fiche de stock. - Appliquer les règles de sécurité informatique et de bonne pratique professionnelle lors de l’utilisation du logiciel. **Prérequis** : - Maîtrise de l’environnement bureautique de base (souris, clavier, navigation dans les fenêtres). - Connaissances élémentaires en comptabilité générale (débit, crédit, compte de classe 6 et 7). - Notions de gestion des stocks (entrée, sortie, stock physique). --- ## Introduction contextualisée Dans les entreprises camerounaises, qu’elles soient commerciales, industrielles ou de services, la gestion informatisée devient incontournable pour assurer la traçabilité des opérations, réduire les erreurs de saisie et respecter les obligations fiscales. DJASOFT, logiciel de gestion intégré développé pour les PME africaines, offre une suite modulaire couvrant la comptabilité, les achats, les ventes et le stock. Son adoption permet aux élèves du secondaire technique de se familiariser avec un outil professionnel largement utilisé dans les cabinets comptables et les services administratifs des entreprises locales. Ce chapitre présente les étapes essentielles de prise en main de DJASOFT, conformément au programme officiel MINESEC/IGE pour la série FAM, première année. --- ## I. Leçon 1 : généralités ### Définitions des mots clés > **Logiciel de gestion** : programme informatique permettant d’automatiser les processus administratifs et comptables d’une entreprise (facturation, suivi de stock, comptabilité). > **DJASOFT** : ERP (Enterprise Resource Planning) modulaire destiné aux petites et moyennes entreprises, composé de modules liés à la comptabilité générale, aux achats, aux ventes et au stock. > **Licence logicielle** : contrat qui définit les droits d’utilisation, de modification et de distribution d’un logiciel. > **Logiciel libre** : logiciel dont le code source est accessible, pouvant être étudié, modifié et redistribué sans restriction (ex. : LibreOffice, Linux). > **Logiciel sous licence propriétaire** : logiciel dont le code source est fermé ; l’utilisateur ne possède qu’un droit d’usage limité selon les termes du contrat. ### Distinction entre logiciel libre et logiciel sous licence | Critère | Logiciel libre | Logiciel sous licence propriétaire | |---------|----------------|-----------------------------------| | Accès au code source | Oui | Non | | Droit de modification | Oui | Non (sauf autorisation explicite) | | Redistribution | Libre, souvent sous même licence | Soumise à autorisation de l’éditeur | | Coût d’acquisition | Souvent gratuit (support optionnel payant) | Licence payante (abonnement ou achat) | | Exemple | Odoo Community, ERPNext | DJASOFT (version commerciale), Sage 50 | > **À retenir** : Dans le contexte camerounais, la plupart des PME optent pour des solutions propriétaires comme DJASOFT afin de bénéficier d’un support technique local et de mises à jour conformes au plan comptable OHADA. ### Installation du logiciel dans divers environnements d’exploitation 1. **Vérification de la configuration minimale** : - Processeur : Intel Core i3 ou équivalent. - Mémoire RAM : 4 Go minimum (8 Go recommandé). - Espace disque : 2 Go libres pour l’installation + espace pour les données. - Système d’exploitation : Windows 10/11 (64 bits) ou une distribution Linux basée sur Debian (Ubuntu 20.04 LTS ou supérieure). 2. **Étapes d’installation sous Windows** : - Télécharger le fichier d’installation `DJASOFT_Setup.exe` depuis le site officiel ou le support fourni par le revendeur. - Exécuter le fichier en tant qu’administrateur (clic droit → « Exécuter en tant qu’administrateur »). - Suivre l’assistant : accepter le contrat de licence, choisir le répertoire d’installation (par défaut `C:\Program Files\DJASOFT`), sélectionner les modules souhaités (Comptabilité, Ventes, Achats, Stock). - Lancer l’installation ; à la fin, cocher « Lancer DJASOFT » puis cliquer sur « Terminer ». - Au premier démarrage, créer un nouvel espace de travail (fichier `.dja`) et définir le mot de passe administrateur. 3. **Étapes d’installation sous Linux (Ubuntu)** : - Ouvrir un terminal et mettre à jour le dépôt : `sudo apt update && sudo apt upgrade -y`. - Installer les dépendances : `sudo apt install -y libgdiplus wget`. - Télécharger le paquet Debian : `wget https://download.djasoft.com/djasoft_latest.deb`. - Installer le paquet : `sudo dpkg -i djasoft_latest.deb`. - Résoudre les éventuelles dépendances manquantes : `sudo apt -f install -y`. - Lancer le logiciel depuis le menu Applications ou via la commande `djasoft`. - Créer le premier dossier de données dans le répertoire home (`~/DJASOFT/Data`) et définir le mot de passe administrateur. > **À retenir** : Toujours vérifier l’intégrité du fichier téléchargé (empreinte SHA‑256 fournie par l’éditeur) avant l’installation afin d’éviter les logiciels malveillants. --- ## II. Leçon 2 : paramétrage des tiers ### Paramétrage du fichier client 1. Accéder au module **Ventes → Fichiers clients**. 2. Cliquer sur **Nouveau** ; remplir les champs obligatoires : - **Code client** : alphanumérique, unique (ex. `CLT001`). - **Raison sociale** : nom complet du client (ex. `SARL BAKO`). - **Adresse** : numéro, rue, ville, code postal, pays. - **Téléphone / Fax** : format international (+237 …). - **Email** : adresse de contact. - **Code activité** : selon la nomenclature OHADA (ex. `4711Z` pour le commerce de détail en magasin non spécialisé). - **Condition de paiement** : délai (ex. 30 jours fin de mois). - **Plafond de crédit** : montant maximal autorisé (ex. 500 000 FCFA). 3. Enregistrer ; le client apparaît désormais dans la liste et peut être sélectionné lors de la création d’un bon de commande ou d’une facture. > **À retenir** : Le code client doit être cohérent avec la numérotation interne de l’entreprise afin de faciliter les recherches et les rapprochements bancaires. ### Paramétrage du fichier fournisseur 1. Menu **Achats → Fichiers fournisseurs**. 2. Créer un nouveau fournisseur en renseignant : - **Code fournisseur** (ex. `FRS001`). - **Raison sociale**, **adresse**, **contact**, **email**, **téléphone**. - **Numéro d’identification fiscale (NIF)** : obligatoire pour la déclaration de TVA. - **Mode de règlement** (virement, chèque, espèces). - **Délai de paiement habituel** (ex. 45 jours fin de mois). - **Catégorie de fourniture** (matières premières, prestations de service, etc.). 3. Valider ; le fournisseur est maintenant disponible pour la saisie des bons de commande d’achat. ### Autres paramètres de base - **Plan comptable** : charger le plan OHADA pré‑paramétré dans DJASOFT (menu Comptabilité → Plan comptable → Importer). Vérifier que les classes 1 à 8 sont présentes. - **Journaux** : créer les journaux nécessaires (ACHATS, VENTES, BANQUE, CAISSE, OD) via Comptabilité → Journaux → Nouveau. - **Taxe** : définir les taux de TVA applicables au Cameroun (0 %, 9,25 %, 19,25 %) dans la fiscalité → Taxes. - **Unités de mesure** : ajouter les unités utilisées (kg, L, m, unité) dans Stock → Unités de mesure. > **À retenir** : Un paramétrage rigoureux du plan comptable et des journaux garantit la conformité des écritures aux normes OHADA et facilite le contrôle fiscal. --- ## III. Leçon 3 : établissement des documents commerciaux et comptables ### Tenue de la fiche de stock 1. Ouvrir le module **Stock → Fiche article**. 2. Créer un nouvel article : - **Référence** (ex. `ART001`). - **Désignation** (ex. `Riz parfumé 5 kg`). - **Unité de mesure** (kg). - **Stock initial** (quantité en entrée au démarrage de l’exercice). - **Prix d’achat unitaire** (ex. 2 500 FCFA/kg). - **Prix de vente unitaire** (ex. 3 200 FCFA/kg). 3. Chaque mouvement de stock (réception, sortie, inventaire) se saisit via **Stock → Mouvements** : - Type de mouvement : **Entrée** (bon de réception) ou **Sortie** (bon de livraison). - Référence du document lié (numéro de bon de commande, de livraison). - Quantité. - Le solde se met à jour automatiquement. > **À retenir** : La fiche de stock doit être rapprochée mensuellement avec l’inventaire physique ; tout écart supérieur à 2 % doit être justifié par un constat d’inventaire. ### Établissement du bon de commande **Scénario** : L’entreprise `SARL BAKO` souhaite acheter 200 kg de riz auprès du fournisseur `FRS001`. 1. Menu **Achats → Bons de commande → Nouveau**. 2. Choisir le fournisseur (`FRS001`). 3. Date du jour (ex. 03/11/2025). 4. Ligne d’article : - Référence article : `ART001` (riz). - Désignation : remplie automatiquement. - Quantité : 200. - Unité : kg. - Prix unitaire HT : 2 500 FCFA. - Remise éventuelle : 0 %. 5. Le logiciel calcule : - **Total HT** = 200 × 2 500 = 500 000 FCFA. - **TVA (19,25 %)** = 500 000 × 0,1925 = 96 250 FCFA. - **Total TTC** = 596 250 FCFA. 6. Ajouter les conditions de livraison (lieu, date prévue, mode de transport). 7. Enregistrer et imprimer le bon de commande ; le numéro généré (ex. `BC2025-00123`) sera référencé lors de la réception. > **À retenir** : Le bon de commande constitue un engagement juridique ; il doit être signé électroniquement ou manuscritement par le responsable achats avant transmission au fournisseur. ### Établissement du bon de livraison Lors de la réception des 200 kg de riz : 1. Menu **Stock → Réceptions → Nouveau bon de livraison**. 2. Référencer le bon de commande (`BC2025-00123`). 3. Vérifier la quantité livrée : 200 kg (conforme). 4. Saisir les éventuelles réserves (ex. « 2 sacs déchirés »). 5. Valider ; le logiciel crée automatiquement un mouvement de stock **Entrée** de 200 kg et met à jour la fiche article. 6. Générer le bon de livraison (numéro `BL2025-00456`) à signer par le réceptionneur et à transmettre au service comptable pour la facturation fournisseur. > **À retenir** : Toute différence entre la quantité commandée et celle livrée doit être annotée sur le bon de livraison et faire l’objet d’un avoir ou d’une facture de régularisation. ### Établissement de la facture Après validation de la réception, la facture fournisseur est saisie : 1. Menu **Achats → Factures fournisseurs → Nouvelle**. 2. Sélectionner le bon de livraison lié (`BL2025-00456`). 3. Les lignes d’article sont reportées automatiquement avec les mêmes quantités et prix. 4. Vérifier le calcul de la TVA (19,25 %) et le total TTC. 5. Ajouter les éventuels frais de transport s’ils sont à la charge de l’acheteur. 6. Enregistrer ; le logiciel génère l’écriture comptable suivante : | Date | Libellé | Réf. | Débit (FCFA) | Crédit (FCFA) | |------------|--------------------------------------|------|--------------|---------------| | 05/11/2025 | 607 – Achats de marchandises | | 500 000 | | | 05/11/2025 | 44566 – TVA déductible | | 96 250 | | | 05/11/2025 | 401 – Fournisseurs | | | 596 250 | > **À retenir** : La facture doit être archivée (papier ou numérique) pendant dix ans conformément à l’article 67 du CGI camerounais. --- ## Synthèse du chapitre - **DJASOFT** est un ERP modulaire adapté aux PME camerounaises, disponible en version propriétaire avec support local. - La distinction entre logiciel libre et logiciel sous licence repose sur l’accès au code source, les droits de modification et de redistribution. - L’installation nécessite une configuration minimale (CPU i3, 4 Go RAM, 2 Go disque) et suit un processus similaire sous Windows et Linux, avec vérification de l’intégrité du fichier téléchargé. - Le paramétrage des tiers (clients, fournisseurs) implique la saisie de codes uniques, d’informations fiscales et de conditions de paiement. - Le plan comptable OHADA, les journaux et les taxes doivent être configurés avant toute saisie comptable. - La fiche de stock se met à jour automatiquement via les mouvements d’entrée (réception) et de sortie (livraison). - Le bon de commande engage l’achat ; le bon de livraison confirme la réception ; la facture déclenche l’écriture comptable (achats, TVA déductible, dette fournisseur). - Chaque document porte un numéro séquentiel permettant la traçabilité et le rapprochement avec les écritures comptables. - Le respect des normes OHADA et du CGI camerounais garantit la conformité fiscale et facilite le contrôle externe. --- ## Glossaire - **ERP** : Enterprise Resource Planning, système intégré de gestion des processus métier. - **OHADA** : Organisation pour l’Harmonisation en Afrique du Droit des Affaires, cadre comptable commun aux États membres. - **TVA déductible** : taxe sur la valeur ajoutée payée sur les achats récupérable auprès de l’administration fiscale. - **Code client/fournisseur** : identifiant unique attribué à un tiers dans le système d’information. - **Mouvement de stock** : enregistrement d’une entrée ou d’une sortie d’article affectant le niveau de stock. - **Bon de commande (BC)** : document exprimant l’intention d’achat auprès d’un fournisseur. - **Bon de livraison (BL)** : attestation de réception des marchandises commandées. - **Facture fournisseur** : demande de paiement émise par le fournisseur après livraison. --- ## Exercices d'application corrigés ### Exercice 1 – Paramétrage d’un client **Consigne** : Vous devez créer la fiche client suivante dans DJASOFT : - Code client : `CLT007` - Raison sociale : `Entreprise Générale de Construction EGC` - Adresse : `B.P. 1200, Yaoundé, Cameroun` - Téléphone : `+237 222 33 44 55` - Email : `contact@egc.cm` - Code activité : `4100` (construction de bâtiments) - Condition de paiement : `60 jours fin de mois` - Plafond de crédit : `1 000 000 FCFA` **Corrigé** : 1. Ouvrir le module **Ventes → Fichiers clients → Nouveau**. 2. Remplir chaque champ avec les valeurs ci-dessus. 3. Vérifier l’unicité du code client (`CLT007`). 4. Cliquer sur **Enregistrer**. 5. La fiche apparaît désormais dans la liste ; on peut la sélectionner lors de la création d’une facture client. ### Exercice 2 – Établissement d’une facture client **Consigne** : Après la livraison de 150 kg de ciment (référence `ART010`, prix unitaire HT 3 200 FCFA) au client `CLT007`, établir la facture correspondante. TVA applicable : 19,25 %. **Corrigé** : 1. Menu **Ventes → Factures clients → Nouvelle**. 2. Sélectionner le client `CLT007`. 3. Date du jour (ex. 10/11/2025). 4. Ligne d’article : - Référence : `ART010` - Désignation : `Ciment` (remplie automatiquement) - Quantité : 150 - Unité : kg - Prix unitaire HT : 3 200 FCFA 5. Calcul automatique : - Total HT = 150 × 3 200 = 480 000 FCFA - TVA = 480 000 × 0,1925 = 92 400 FCFA - Total TTC = 572 400 FCFA 6. Ajouter les éventuels escomptes (aucun ici). 7. Enregistrer ; le logiciel génère l’écriture comptable : | Date | Libellé | Réf. | Débit (FCFA) | Crédit (FCFA) | |------------|-----------------------------|------|--------------|---------------| | 10/11/2025 | 701 – Ventes de marchandises | | | 480 000 | | 10/11/2025 | 44571 – TVA collectée | | | 92 400 | | 10/11/2025 | 411 – Clients | | 572 400 | | 8. Imprimer la facture et la transmettre au client. --- ## Erreurs fréquentes et règles de sécurité 1. **Oubli de vérifier l’intégrité du fichier d’installation** - *Erreur* : Installation d’une version corrompue ou contenant un malware. - *Règle* : Toujours comparer l’empreinte SHA‑256 fournie par l’éditeur avec celle du fichier téléchargé avant lancement de l’installeur. 2. **Saisie d’un code client ou fournisseur déjà utilisé** - *Erreur* : Duplication de clé entraînant le refus de l’enregistrement ou l’écrasement d’une fiche existante. - *Règle* : Consulter la liste existante ou utiliser la fonction de recherche avant de valider un nouveau code. 3. **Omettre la TVA sur une facture** - *Erreur* : Facture HT seulement, entraînant un redressement fiscal. - *Règle* : Vérifier que le taux de TVA applicable (0 %, 9,25 %, 19,25 %) est bien sélectionné dans la ligne d’article avant validation. 4. **Ne pas rapprocher le stock physique avec la fiche de stock** - *Erreur* : Écarts non détectés pouvant mener à des ruptures ou des surstocks. - *Règle* : Effectuer un inventaire mensuel ; toute différence >2 % doit être justifiée par un constat d’inventaire et ajustée dans le module Stock → Écart d’inventaire. 5. **Utilisation d’un mot de passe administrateur faible ou partagé** - *Erreur* : Risque d’accès non autorisé aux données comptables. - *Règle* : Définir un mot de passe d’au moins 12 caractères comprenant majuscules, minuscules, chiffres et symboles ; le changer tous les 90 jours et ne jamais le partager. 6. **Ne pas sauvegarder régulièrement le répertoire de données** - *Erreur* : Perte de toutes les écritures en cas de panne matérielle. - *Règle* : Planifier une sauvegarde quotidienne (ex. copie du dossier `DJASOFT/Data` vers un disque externe ou un serveur NAS) et vérifier l’intégrité de la sauvegarde hebdomadairement. --- *Fin du cours.*