PRATIQUE MICROSOFT EXCEL (partie 2/3)

## Objectifs et prérequis **Objectifs** : À la fin de ce chapitre, l’élève sera capable de : - Utiliser la fonction **SI** ainsi que ses dérivées **SOMME.SI** et **NB.SI** pour traduire un organigramme conditionnel ou un algorithme simple en formule de calcul. - Trier et filtrer des tableaux de données, puis représenter ces données sous forme de graphiques adaptés (colonnes, barres, lignes, camembert). - Protéger un classeur Excel par mot de passe, protéger des feuilles ou des plages, imprimer son travail selon les normes professionnelles, sauvegarder le fichier et quitter l’application en toute sécurité. **Prérequis** : Maîtrise de l’interface Excel (ruban, cellules, feuilles, saisie de données de base), connaissance des opérations arithmétiques simples, capacité à lire un petit algorithme ou un organigramme conditionnel rédigé en français. --- ## Introduction contextualisée Dans les entreprises camerounaises, qu’il s’agisse d’un bureau de comptabilité à Yaoundé, d’un service logistique au port de Douala ou d’une exploitation agricole dans la région de l’Ouest, le tableur Excel constitue l’outil central de traitement de l’information. Les fonctions conditionnelles permettent d’automatiser les décisions (ex. : appliquer une remise selon le montant d’une facture), le tri et le filtrage facilitent l’analyse rapide de grands ensembles de données (ex. : liste des fournisseurs par région), tandis que la représentation graphique transforme les chiffres en visualisations immédiatement exploitables lors de réunions de suivi. Enfin, la protection des fichiers garantit la confidentialité des données sensibles (salaires, contrats, brevets) et la sauvegarde régulière évite la perte de travail due à une coupure d’électricité ou à une mauvaise manipulation. Ce chapitre présente, étape par étape, les compétences indispensables pour exploiter Excel dans un contexte professionnel camerounais, conformément au référentiel de compétences du MINESEC/IGE pour la série FAM, première année. --- ## I. Leçon 16 : La fonction SI et ses dérivées SOMME.SI, NB.SI ### 1. Principe de la fonction SI La fonction **SI** évalue une condition logique et renvoie une valeur si la condition est vraie, une autre si elle est fausse. > **Syntaxe** : `SI(test_logique; valeur_si_vrai; valeur_si_faux)` ### 2. Exemples simples - Déterminer si un élève est admis (moyenne ≥ 10) : `SI(B2>=10;"Admis";"Refusé")` - Calculer une prime de 5 % si le chiffre d’affaires dépasse 1 000 000 FCFA : `SI(C2>1000000;C2*0,05;0)` ### 3. Fonctions SOMME.SI et NB.SI Ces fonctions permettent de sommer ou de compter uniquement les cellules qui remplissent un critère. | Fonction | Syntaxe | Exemple (vente d’articles) | |----------|---------|----------------------------| | **SOMME.SI** | `SOMME.SI(plage_critère; critère; plage_somme)` | `SOMME.SI(A2:A20;"Riz";B2:B20)` → total des ventes de riz | | **NB.SI** | `NB.SI(plage_critère; critère)` | `NB.SI(A2:A20;"Riz")` → nombre de lignes concernant le riz | > **Rappel** : la plage_critère et la plage_somme doivent avoir le même nombre de lignes/colonnes. ### 4. Traduire un organigramme conditionnel en formule Considérons l’algorithme suivant pour la gestion d’un stock de semences : ``` SI quantité_en_stock < seuil_alerte THEN commander = seuil_reappro - quantité_en_stock SINON commander = 0 FIN SI ``` En Excel, avec la quantité en stock en cellule **D5** et le seuil de réapprovisionnement en **E5**, on écrit : `SI(D5<E5;E5-D5;0)` ### 5. Exemple d’atelier : suivi des ventes de produits vivriers Un magasin de Yaoundé enregistre chaque jour les ventes de trois produits (manioc, igname, maïs) en colonnes B, C, D. On veut : 1. Calculer le total journalier uniquement pour le manioc lorsque les ventes dépassent 50 kg. 2. Savoir combien de jours les ventes de maïs ont été supérieures à 30 kg. **Solution** : - Total manioc conditionnel : `SOMME.SI(B2:B30;">50";B2:B30)` - Jours maïs >30 kg : `NB.SI(D2:D30;">30")` --- ## II. Leçon 17 : Trie, filtre et représentation graphique des données ### 1. Tri des données Le tri permet d’ordonner les lignes selon une ou plusieurs colonnes, croissant ou décroissant. > **Procédure** : Sélectionner le tableau → onglet **Données** → **Trier** → choisir la colonne, l’ordre, ajouter un niveau si nécessaire. ### 2. Filtrage - **AutoFiltre** : ajoute des flèches d’en‑tête pour afficher uniquement les lignes répondant à un critère. - **Filtre avancé** : permet d’utiliser une zone de critères séparée pour des conditions complexes (ET, OU). > **Règle de sécurité** : toujours conserver une copie du tableau non filtré avant d’appliquer un filtre avancé, afin de pouvoir revenir à l’état original. ### 3. Création de graphiques Excel propose plusieurs types de graphiques adaptés à la nature des données : | Type de donnée | Graphique recommandé | Usage typique | |----------------|----------------------|---------------| | Comparaison de quantités par catégorie | Colonnes ou barres | Ventes par produit | | Évolution dans le temps | Ligne | Suivi mensuel des dépenses | | Répartition de parts | Camembert | Pourcentage du budget par poste | | Relation entre deux variables | Nuage de points | Analyse corrélation rendement/engrais | > **Étapes** : Sélectionner les données → onglet **Insertion** → choisir le type de graphique → utiliser les onglets **Création** et **Mise en forme** pour ajouter titre, légende, étiquettes de données, ajuster les axes. ### 4. Mise en forme et interprétation - Ajouter un titre descriptif (ex. : « Évolution du chiffre d’affaires mensuel – Agro‑Entreprise du Littoral »). - Utiliser des couleurs contrastantes mais professionnelles (éviter le rouge pour des valeurs positives sauf indication de perte). - Lire le graphique en identifiant les tendances, les écarts et les valeurs aberrantes. ### 5. Exemple professionnel : budget d’un projet de rénovation rurale Un projet financé par le MINADER prévoit des postes de dépenses : matériaux, main‑d’œuvre, transport, suivi. Les dépenses mensuelles (en milliers de FCFA) sont enregistrées sur 12 mois. **Tâches** : 1. Trier les dépenses par ordre décroissant pour identifier le poste le plus lourd. 2. Filtrer pour afficher uniquement les mois où le total dépasse 1500 (en milliers de FCFA). 3. Créer un graphique en colonnes montrant l’évolution mensuelle du total des dépenses. **Résultat attendu** : le poste « matériaux » apparaît en tête après tri, les mois de mars, juillet et novembre passent le filtre, le graphique montre une hausse saisonnière liée à l’achat de matériaux avant la saison des pluies. --- ## III. Leçon 18 : Protection et sauvegarde de document ### 1. Protection par mot de passe - **Ouverture** : Fichier → Informations → Protéger le classeur → **Chiffrer avec mot de passe**. - **Modification** : même chemin → **Protéger la structure du classeur** (empêche l’ajout/suppression de feuilles). > **Rappel** : choisir un mot de passe d’au moins 8 caractères, mêlant majuscules, minuscules, chiffres et un symbole spécial. Noter le mot de passe dans un registre sécurisé (ex. : coffre-fort papier du service comptable). ### 2. Protection de feuille et de plage - **Feuille** : onglet **Révision** → **Protéger la feuille** → sélectionner les actions autorisées (sélection de cellules, formatage, insertion de lignes). - **Plage** : sélectionner les cellules → clic droit → **Format de cellules** → onglet **Protection** → décocher **Verrouillé**, puis protéger la feuille ; seules les plages déverrouillées restent éditables. ### 3. Impression du travail - **Mise en page** : onglet **Mise en page** → définir orientation (portrait/paysage), marges, taille du papier (A4 standard), échelle d’ajustement. - **En-tête/pied de page** : insérer nom du projet, date, numéro de page. - **Aperçu** : vérifier que les colonnes ne sont pas coupées, ajuster le saut de page si nécessaire. - **Impression** : Fichier → Imprimer → choisir l’imprimante, nombre de copies, imprimer. > **Bonnes pratiques** : imprimer un brouillon en mode « Brouillon » pour économiser l’encre, puis une version finale en qualité normale pour les documents officiels. ### 4. Sauvegarde et fermeture - **Sauvegarde régulière** : Ctrl + S toutes les 10 minutes ou utiliser la fonction **Enregistrement automatique** (OneDrive/SharePoint si disponible). - **Sauvegarde sous un nom** : Fichier → Enregistrer sous → choisir emplacement (serveur local, disque externe, cloud) et format (`.xlsx` pour version actuelle, `.xls` pour compatibilité ancienne). - **Fermeture** : après sauvegarde, vérifier qu’aucune alerte de modification non enregistrée n’apparaît, puis fermer via le croix ou Fichier → Fermer. ### 5. Sécurité et hygiène numérique - Verrouiller l’écran lorsqu’on s’éloigne du poste de travail (Windows + L). - Effectuer une analyse antivirus hebdomadaire sur le dossier contenant les classeurs critiques. - Limiter les droits d’accès au serveur : seuls les utilisateurs autorisés (comptabilité, gestion) peuvent ouvrir ou modifier les fichiers sensibles. --- ## Synthèse du chapitre - **Fonction SI** : `SI(test;valeur_si_vrai;valeur_si_faux)` ; permet de retourner une valeur selon une condition logique. - **SOMME.SI** : somme les cellules d’une plage qui répondent à un critère. - **NB.SI** : compte les cellules d’une plage qui répondent à un critère. - **Tri** : ordonne les données selon une ou plusieurs colonnes (croissant/décroissant). - **Filtre** : affiche uniquement les lignes correspondant à un critère (AutoFiltre ou avancé). - **Graphiques** : choisir le type adapté (colonnes, lignes, camembert, nuage de points) selon la nature des données. - **Protection** : mot de passe d’ouverture, protection de structure, protection de feuille/plage. - **Impression** : mise en page, en‑tête/pied de page, aperçu, réglages d’imprimante. - **Sauvegarde** : enregistrement fréquent, sauvegarde sous différents emplacements/formats, vérification avant fermeture. - **Sécurité** : mots de passe forts, verrouillage d’écran, antivirus, gestion des droits d’accès. --- ## Glossaire - **Fonction SI** : fonction logique qui renvoie une valeur selon le résultat d’un test vrai/faux. - **SOMME.SI** : fonction qui additionne les cellules d’une plage répondant à un critère spécifié. - **NB.SI** : fonction qui compte le nombre de cellules d’une plage répondant à un critère. - **Tri** : opération qui réorganise les lignes d’un tableau selon l’ordre d’une ou plusieurs colonnes. - **Filtre** : outil qui affiche uniquement les lignes satisfaisant à une ou plusieurs conditions. - **Graphique** : représentation visuelle des données (colonnes, lignes, camembert, etc.) facilitant l’interprétation. - **Protection par mot de passe** : mécanisme qui chiffre le classeur afin d’en restreindre l’accès ou la modification. - **Enregistrement automatique** : fonction qui sauvegarde périodiquement le fichier sans intervention de l’utilisateur. --- ## Exercices d'application corrigés ### Exercice 1 – Gestion d’un stock de fournitures scolaires Un collège de Buea tient un tableau des entrées et sorties de cahiers. Les colonnes sont : - **A** : Date - **B** : Désignation (Cahier 100 pages, Cahier 200 pages) - **C** : Quantité entrée - **D** : Quantité sortie - **E** : Stock final (à calculer) **Consignes** : 1. En colonne **E**, écrire une formule qui calcule le stock final à chaque ligne en supposant un stock initial de 0 à la première ligne. 2. En utilisant **SOMME.SI**, déterminer le total des entrées de cahiers de 200 pages pour le mois de mars (les dates sont au format jj/mm/aaaa). 3. Avec **NB.SI**, compter le nombre de jours où la sortie de cahiers de 100 pages a été supérieure à 5 unités. **Corrigé** : 1. Stock final : en E2 entrer `=SOMME($C$2:C2)-SOMME($D$2:D2)` puis recopier vers le bas. Cette formule soustrait les sorties cumulées des entrées cumulées. 2. Total entrées 200 pages en mars : on crée une colonne auxiliaire F (par exemple) avec la formule `=ET(B2="Cahier 200 pages";A2>=DATE(2024,3,1);A2<DATE(2024,4,1))` recopiée vers le bas, puis on calcule `=SOMME.SI(F2:F100;VRAI;C2:C100)`. 3. Jours avec sortie >5 pour cahier 100 pages : on crée une colonne auxiliaire G avec la formule `=ET(D2>5;B2="Cahier 100 pages")` recopiée vers le bas, puis on calcule `=NB.SI(G2:G100;VRAI)`. ### Exercice 2 – Tableau de suivi des dépenses d’un chantier routier Un entrepreneur de Bamenda enregistre les dépenses mensuelles (en milliers de FCFA) sur un poste « carburant » et « location d’engins ». | Mois | Carburant | Location | |------|-----------|----------| | Jan | 450 | 300 | | Fév | 520 | 280 | | Mar | 610 | 340 | | Avr | 480 | 310 | | Mai | 560 | 330 | | Jun | 500 | 320 | **Consignes** : 1. Trier le tableau par ordre décroissant du total des deux postes (Carburant + Location). 2. Filtrer pour afficher uniquement les mois où le total dépasse 900 000 FCFA. 3. Créer un graphique en colonnes montrant l’évolution mensuelle du poste « Carburant ». 4. Protéger la feuille par un mot de passe « Chantier2024! » afin d’empêcher toute modification des formules de total. **Corrigé** : 1. Ajouter une colonne **Total** en E2 : `=B2+C2` puis recopier. Sélectionner A1:E7, onglet **Données** → **Trier** → choisir **Total**, ordre **Z → A**. 2. Après le tri, activer l’AutoFiltre (onglet **Données** → **Filtrer**). Dans la liste déroulante de la colonne **Total**, choisir **Filtre numérique** → **supérieur à** → saisir `900` (valeur en milliers de FCFA, soit 900 000 FCFA). 3. Sélectionner les colonnes **Mois** et **Carburant** (A1:B7), onglet **Insertion** → **Graphique en colonnes** → choisir le style colonnes groupées. Ajouter un titre « Consommation mensuelle de carburant (en milliers de FCFA) ». 4. Onglet **Révision** → **Protéger la feuille** → entrer le mot de passe `Chantier2024!` → cocher uniquement **Sélectionner les cellules verrouillées** et **Sélectionner les cellules déverrouillées** (les autres actions restent décochées). Ainsi, les cellules contenant les formules de la colonne **Total** restent protégées, tandis que les saisies de données restent possibles si on les déverrouille préalablement. --- ## Erreurs fréquentes et règles de sécurité | N° | Erreur fréquente | Conséquence | Règle de prévention / bonne pratique | |----|------------------|-------------|--------------------------------------| | 1 | Oublier de verrouiller les références absolues (`$`) dans une formule recopiée \vert Résultats incorrects après recopie (ex. : `SOMME.SI(B2:B100;"Riz";C2:C100)` devient `SOMME.SI(B3:B101;"Riz";C3:C101)`) \vert Toujours utiliser `$` pour fixer les plages qui ne doivent pas changer lors de la recopie. Vérifier en mode **Affichage des formules** (`Ctrl + ``). | | 2 | Appliquer un filtre avancé sans conserver une copie du tableau source | Perte définitive des lignes filtrées si on enregistre par erreur | Avant tout filtre avancé, faire un **Copier → Coller spécial → Valeurs** sur une autre feuille ou utiliser la fonction **Historique** si disponible. | | 3 | Choisir un type de graphique inadapté (ex. : camembert pour montrer une évolution temporaire) | Interprétation erronée des tendances | Respecter la règle : camembert pour parts d’un tout, ligne ou colonne pour évolution dans le temps, nuage pour corrélation. | | 4 | Utiliser un mot de passe trop simple ou le noter sur un post‑it visible | Risque d’accès non autorisé aux données sensibles (salaires, contrats) | Appliquer la politique de mot de passe fort (≥8 caractères, mélange de types) et le conserver dans un gestionnaire de mots de passe ou un registre sécurisé. | | 5 | Fermer Excel sans sauvegarder après une longue séance de travail | Perte de plusieurs heures de saisie ou de calculs | Activer l’**Enregistrement automatique** (OneDrive/SharePoint) ou définir un rappel visuel (post‑it sur l’écran) pour sauvegarder toutes les 10 minutes. | | 6 | Imprimer sans vérifier l’aperçu, entraînant des colonnes coupées ou des feuilles gaspillées | Gaspillage de papier et de temps, présentation non professionnelle | Toujours utiliser **Aperçu avant impression**, ajuster l’échelle d’ajustement ou le saut de page si nécessaire, puis imprimer en mode **Brouillon** pour un premier contrôle. | --- *Fin du cours.*