ST6 : La TVA et les documents commerciaux hôteliers (partie 2/2)

## ​Leçon 15 : L'établissement des documents commerciaux (Partie 1) : Bons de commande, livraison, réception, entrée/sortie, fiches clients/fournisseurs ### Introduction Dans le monde de l'hôtellerie, chaque interaction commerciale, qu'il s'agisse d'acheter des draps ou de vendre une chambre, génère des documents. Ces papiers, qu'ils soient physiques ou numériques, sont essentiels pour assurer un suivi précis, garantir la légalité des transactions et gérer efficacement les stocks. Cette leçon vous introduira aux premiers maillons de cette chaîne documentaire : les bons de commande, de livraison, de réception, les bons d'entrée/sortie de stock et les fiches clients/fournisseurs. ### Concepts Clés #### L'importance des documents commerciaux Les documents commerciaux sont indispensables pour plusieurs raisons en hôtellerie : * **Preuve :** Ils servent de preuve légale des transactions (achat, vente, livraison). * **Suivi :** Ils permettent de suivre l'avancement des commandes et des livraisons. * **Gestion :** Ils sont la base pour la gestion des stocks, la facturation et la comptabilité. * **Contrôle :** Ils aident à vérifier la conformité des marchandises reçues avec ce qui a été commandé. #### Le Bon de Commande (BC) C'est le premier document échangé dans un processus d'achat. * **Définition :** Un document écrit par lequel un acheteur (l'hôtel, par exemple) demande à un fournisseur de lui livrer des biens ou de lui fournir des services. * **Rôle :** Il formalise l'intention d'achat de l'hôtel et constitue un engagement ferme une fois accepté par le fournisseur. * **Contenu typique :** * Identité de l'acheteur (l'hôtel) et du fournisseur. * Date de la commande. * Désignation précise des articles (référence, description). * Quantité commandée. * Prix unitaire et prix total (hors taxes et toutes taxes comprises si connu). * Conditions de livraison et de paiement. #### Le Bon de Livraison (BL) Ce document accompagne la marchandise. * **Définition :** Un document rédigé par le fournisseur qui liste les marchandises livrées au client. * **Rôle :** Il atteste que les marchandises ont été expédiées par le fournisseur et reçues par l'acheteur. Il est signé par l'acheteur lors de la réception. * **Contenu typique :** * Identité du fournisseur et de l'acheteur. * Date de la livraison. * Numéro de la commande associée (pour faciliter le rapprochement). * Désignation des articles et quantités livrées. * Il ne contient généralement pas les prix, car il précède souvent la facture. #### Le Bon de Réception Ce document est crucial pour le contrôle qualité. * **Définition :** C'est un document interne à l'entreprise (l'hôtel) qui atteste de la bonne réception des marchandises et de leur conformité avec la commande et le bon de livraison. * **Rôle :** Il est établi après vérification des articles (quantité, état, qualité) et permet de valider l'entrée des marchandises en stock. Il peut être une copie du Bon de Livraison signée et annotée par le réceptionnaire de l'hôtel. #### Les Bons d'Entrée et de Sortie (Stock) Ces documents sont essentiels pour la gestion interne de l'hôtel. * **Définition :** Ce sont des documents internes utilisés pour enregistrer tous les mouvements de marchandises dans les stocks de l'hôtel (nourriture, boissons, produits d'entretien, linge, etc.). * **Bon d'entrée en stock :** Crée lorsque des marchandises sont ajoutées au stock (après réception et vérification). * **Bon de sortie de stock :** Crée lorsque des marchandises sont retirées du stock (pour être utilisées en cuisine, pour le service des chambres, pour la vente, etc.). * **Rôle :** Ils permettent de tenir un inventaire précis, de connaître la quantité exacte de chaque article disponible et d'éviter les ruptures de stock ou les pertes. #### Les Fiches Clients et Fournisseurs Ces fiches centralisent les informations importantes. * **Définition :** Ce sont des registres ou des bases de données qui contiennent toutes les informations pertinentes concernant les partenaires commerciaux de l'hôtel. * **Fiche Client :** Contient les coordonnées du client (nom, adresse, téléphone, email), ses préférences, son historique d'achats, ses conditions de paiement, etc. * **Fiche Fournisseur :** Contient les coordonnées du fournisseur, les produits ou services qu'il propose, les tarifs, les délais de livraison, les conditions de paiement, l'historique des commandes, etc. * **Rôle :** Faciliter la communication, personnaliser les services, optimiser la gestion des commandes et des paiements, et construire des relations durables. ### Vocabulaire * **Bon de Commande (BC) :** Document par lequel l'acheteur exprime son souhait d'acquérir des biens ou services. * **Bon de Livraison (BL) :** Document qui accompagne les marchandises lors de leur livraison. * **Bon de Réception :** Document interne attestant de la conformité des marchandises reçues. * **Bon d'Entrée en Stock :** Document enregistrant l'ajout de marchandises dans le stock. * **Bon de Sortie de Stock :** Document enregistrant le retrait de marchandises du stock. * **Fiche Client :** Dossier regroupant les informations sur un client de l'hôtel. * **Fiche Fournisseur :** Dossier regroupant les informations sur un fournisseur de l'hôtel. * **Fournisseur :** Entreprise ou personne qui vend des biens ou des services à l'hôtel. * **Client :** Personne ou entreprise qui achète des biens ou des services à l'hôtel. * **Stock :** Ensemble des biens détenus par l'hôtel en attente d'utilisation ou de vente. ### Exemples #### Exemple 1 : Bon de Commande L'Hôtel Le Repos commandite 500 serviettes de bain et 200 peignoirs à son fournisseur 'Linge & Confort'. **Hôtel Le Repos** Adresse : 123 Rue de la Paix, 75001 Paris Tel : 01 23 45 67 89 **BON DE COMMANDE N° 2024-0015** Date : 15 Septembre 2024 **Fournisseur :** Linge & Confort Adresse : 45 Boulevard des Tissus, 93000 Bobigny Contact : Mme Dupont | Réf. Article | Désignation | Quantité | Prix Unitaire HT | Total HT | | :----------- | :-------------- | :------- | :--------------- | :------- | | SB-001 | Serviette de bain | 500 | 8,00 € | 4 000,00 € | | PE-002 | Peignoir | 200 | 25,00 € | 5 000,00 € | **Total Hors Taxes :** 9 000,00 € **TVA (20%) :** 1 800,00 € **Total TTC :** 10 800,00 € Conditions de livraison : Sous 10 jours ouvrés. Conditions de paiement : Net 30 jours fin de mois. #### Exemple 2 : Scénario de réception de marchandises Lorsque la commande de serviettes et peignoirs arrive à l'Hôtel Le Repos : 1. Le livreur présente un **Bon de Livraison** de 'Linge & Confort'. 2. Le responsable des stocks de l'hôtel compare les articles livrés avec le Bon de Livraison et le Bon de Commande original. 3. Après vérification des quantités et de l'état des marchandises, il signe le Bon de Livraison et y ajoute, si nécessaire, des réserves (par exemple, si une serviette est abîmée). 4. Il établit ensuite un **Bon d'Entrée en Stock** pour enregistrer les 500 serviettes et 200 peignoirs dans l'inventaire de l'hôtel. ### Exercices 1. **Vrai ou Faux ?** a. Un Bon de Livraison contient toujours les prix des articles. \( \text{Vrai / Faux} \) b. Un Bon de Commande engage le fournisseur à livrer et l'acheteur à payer. \( \text{Vrai / Faux} \) c. Le Bon de Réception est un document externe envoyé au fournisseur. \( \text{Vrai / Faux} \) d. Les Fiches Clients et Fournisseurs aident à suivre l'historique des transactions. \( \text{Vrai / Faux} \) 2. **Mise en situation :** L'Hôtel Lumière a besoin de renouveler ses stocks de café pour le petit-déjeuner. Quel est le premier document commercial que l'hôtel va établir pour cela ? Expliquez son rôle. 3. **Appariement :** Reliez chaque document à son rôle principal : * Bon de Commande a. Enregistre le retrait du stock * Bon de Livraison b. Formalise l'intention d'achat * Bon de Sortie de Stock c. Accompagne les marchandises livrées * Fiche Fournisseur d. Permet le suivi des partenaires commerciaux ### Devoirs 1. **Création de document :** L'Hôtel Le Phare doit commander 100 kg de pommes de terre, 50 kg de carottes et 30 kg d'oignons à son fournisseur 'Le Marché Frais'. Créez un Bon de Commande simple pour cette transaction. N'oubliez pas les informations essentielles (vos noms, celui du fournisseur, la date, les articles, les quantités). Les prix sont libres, fixez des prix réalistes. 2. **Recherche :** Recherchez un exemple de ## ​Leçon 16 : L'établissement des documents commerciaux (Partie 2) : Factures pro forma, Doit, Avoir et la main courante hôtelière ### Introduction Dans la leçon précédente, nous avons découvert l'importance des documents commerciaux et la TVA. Aujourd'hui, nous allons approfondir nos connaissances en explorant des types de factures spécifiques et un outil essentiel en hôtellerie : la main courante. Comprendre ces documents est fondamental pour toute personne travaillant dans le secteur de l'hôtellerie, car ils assurent la bonne gestion des transactions et le suivi des opérations quotidiennes. ### Concepts Clés #### La Facture Pro Forma Une facture pro forma est un document commercial préliminaire. Elle n'a pas de valeur comptable ou fiscale et ne déclenche pas le paiement immédiat. * **Définition :** C'est une ébauche de facture ou une proposition commerciale envoyée à un client avant la réalisation effective de la vente ou de la prestation de service. * **Objectif :** * Permettre au client de connaître le prix exact et les conditions de vente pour obtenir un accord (par exemple, pour un grand événement ou un séjour de groupe). * Servir de base pour une demande de financement ou une autorisation d'importation/exportation. * Confirmer les détails d'une commande sans engagement de paiement immédiat. * **Caractéristiques :** Elle doit clairement mentionner "Facture Pro Forma" et inclure des informations comme le détail des produits/services, les prix unitaires, le total, la TVA (si applicable pour l'information), et les conditions de livraison ou de prestation. #### La Facture "Doit" (Facture Définitive) La facture "Doit" est le document comptable et fiscal par excellence. C'est elle qui officialise une transaction et demande le paiement. * **Définition :** C'est le document qui atteste de la réalisation d'une vente de biens ou d'une prestation de services et qui demande le règlement au client. * **Objectif :** * Preuve juridique et fiscale de la transaction. * Base pour le calcul et la déclaration de la TVA. * Document essentiel pour la comptabilité du vendeur et de l'acheteur. * **Informations obligatoires (selon la législation) :** * Nom et adresse du vendeur et de l'acheteur. * Numéro de facture unique. * Date d'émission de la facture. * Numéro d'identification TVA du vendeur et de l'acheteur (si professionnel). * Désignation et quantité des produits/services. * Prix unitaire hors taxes (HT) et taux de TVA applicable. * Montant total HT, montant de la TVA et montant total toutes taxes comprises (TTC). * Date de la vente ou de la prestation de service. * Conditions d'escompte (si applicable), date limite de paiement et pénalités de retard. #### La Facture "Avoir" (Note de Crédit) Une facture "Avoir" est émise pour corriger une erreur ou annuler une partie d'une transaction. * **Définition :** C'est un document commercial qui constate une diminution de la créance que le vendeur a sur son client (ou une augmentation de la dette du vendeur envers le client). * **Quand l'utilise-t-on ?** * Retour de marchandises par le client. * Erreur de facturation (montant trop élevé, produit incorrect). * Octroi d'une remise ou d'un rabais après l'émission de la facture initiale. * Annulation totale ou partielle d'une prestation non réalisée. * **Caractéristiques :** Elle doit mentionner "Facture Avoir" ou "Note de Crédit", faire référence à la facture "Doit" originale qu'elle corrige, et détailler la correction (montants HT, TVA, TTC). #### La Main Courante Hôtelière La main courante est un registre essentiel dans un établissement hôtelier pour suivre toutes les opérations. * **Définition :** C'est un document interne quotidien qui enregistre chronologiquement toutes les transactions et événements importants qui se produisent à la réception de l'hôtel. * **Objectif :** * Suivre les arrivées, les départs, les changements de chambre. * Enregistrer toutes les consommations des clients (minibar, restaurant, téléphone, services divers). * Noter les paiements effectués (espèces, carte bancaire, virement). * Identifier les incidents ou les demandes spécifiques des clients. * Assurer un suivi précis pour la facturation finale de chaque client. * **Contenu typique :** * Date et heure de l'opération. * Nom du client et numéro de chambre. * Nature de l'opération (arrivée, départ, consommation, paiement). * Montant de l'opération. * Moyen de paiement. * Initiales de l'employé ayant effectué l'enregistrement. * **Importance :** Elle permet d'établir la situation financière de chaque chambre à tout moment et sert de base à la clôture journalière et à l'établissement des factures finales. ### Vocabulaire * **Facture Pro Forma :** Document préliminaire non comptable et non fiscal, servant de proposition. * **Facture "Doit" :** Facture définitive et obligatoire, demandant le paiement et ayant une valeur comptable et fiscale. * **Facture "Avoir" :** Document qui annule ou réduit une créance ou une dette, souvent pour corriger une erreur ou un retour. * **Main Courante Hôtelière :** Registre interne quotidien de l'hôtel enregistrant toutes les transactions et événements par chambre. * **TVA :** Taxe sur la Valeur Ajoutée. Impôt indirect sur la consommation. ### Exemples #### Exemple de Facture Pro Forma Un client souhaite organiser un séminaire de 3 jours pour 50 personnes avec hébergement et restauration. L'hôtel lui envoie une facture pro forma détaillant les coûts estimés : `Facture Pro Forma n°PF-2024-001` `Date : 15/03/2024` `Client : Société Alpha` `Objet : Séminaire "Innovation" du 10 au 12/04/2024` `Prestation :` `- Location salle de conférence : 3 jours x 500 € = 1 500,00 € HT` `- Nuits d'hôtel (50 pers. x 2 nuits) : 100 nuits x 80 € = 8 000,00 € HT` `- Repas (déjeuners/dîners) : 150 repas x 30 € = 4 500,00 € HT` `Total HT : 14 000,00 €` `TVA (10% hébergement/restauration, 20% salle) : 1 400,00 €` `Total TTC estimé : 15 400,00 €` #### Exemple de Facture "Doit" Après le séminaire de la Société Alpha, l'hôtel établit la facture finale : `Facture n°F-2024-0015` `Date : 12/04/2024` `Client : Société Alpha` `Objet : Séminaire "Innovation" du 10 au 12/04/2024` `Prestation :` `- Location salle de conférence : 1 500,00 € HT (TVA 20% soit 300,00 €)` `- Nuits d'hôtel : 8 000,00 € HT (TVA 10% soit 800,00 €)` `- Repas : 4 500,00 € HT (TVA 10% soit 450,00 €)` `Total HT : 14 000,00 €` `Total TVA : 1 550,00 €` `Total TTC : 15 550,00 €` #### Exemple de Facture "Avoir" La Société Alpha signale une erreur : ils n'ont pas consommé 5 repas du dîner final. L'hôtel émet un avoir : `Facture Avoir n°A-2024-0003` `Référence facture : F-2024-0015` `Date : 13/04/2024` `Client : Société Alpha` `Objet : Correction facture F-2024-0015 (5 repas non consommés)` `Détail :` `- 5 Repas non consommés : 5 x 30 € = 150,00 € HT` `TVA (10%) : 15,00 €` `Montant de l'avoir TTC : 165,00 €` #### Exemple de Main Courante | Heure | Chambre | Client | Nature de l'opération | Montant (€) | Moyen de paiement | Agent | | :---- | :------ | :------------ | :-------------------- | :---------- | :---------------- | :---- | | 15:00 | 101 | M. Dupont | Arrivée | | | LM | | 15:30 | 105 | Mme Martin | Minibar | 12,00 | À débiter ch. | LM | | 19:00 | 101 | M. Dupont | Dîner restaurant | 45,00 | À débiter ch. | SP | | 22:00 | 103 | Famille Petit | Paiement CB | 250,00 | Carte Bleue | SP | ### Exercices 1. Quelle est la principale différence entre une facture pro forma et une facture "Doit" ? 2. Dans quels cas un hôtelier émettrait-il une facture "Avoir" ? Donnez au moins deux exemples. 3. Expliquez l'utilité de la main courante pour la gestion quotidienne d'un hôtel. 4. Si un client de la chambre 205 consomme un article du minibar d'une valeur de 5 €, comment cela serait-il enregistré dans la main courante ? ### Devoir à la maison 1. Vous êtes réceptionniste d'un hôtel. Un groupe de 20 touristes chinois souhaite réserver 10 chambres pour 3 nuits, avec petit-déjeuner inclus. Le prix d'une chambre avec petit-déjeuner est de 90 € TTC par nuit. Établissez une facture pro forma pour ce groupe (imaginez les informations nécessaires). 2. Après leur séjour, les touristes ont réglé leur facture. Cependant, l'hôtel leur a facturé par erreur 20 petits-déjeuners supplémentaires (à 15 € l'unité HT). Rédigez la facture "Avoir" nécessaire pour corriger cette erreur, en sachant que le taux de TVA pour le petit-déjeuner est de 10%. 3. Recherchez un modèle de main courante hôtelière en ligne et identifiez au moins trois informations supplémentaires qui pourraient y figurer et pourquoi elles sont importantes. ### Résumé Dans cette leçon, nous avons approfondi notre connaissance des documents commerciaux en hôtellerie. Nous avons vu que la **facture pro forma** est une proposition non engageante, la **facture "Doit"** est le document officiel qui demande le paiement, et la **facture "Avoir"** sert à corriger ou annuler une partie d'une transaction. Enfin, nous avons découvert la **main courante hôtelière**, un outil interne indispensable pour le suivi quotidien de toutes les opérations clients et la bonne gestion des chambres et des services. La maîtrise de ces documents est cruciale pour une gestion comptable rigoureuse et un service client efficace dans le secteur hôtelier.