ST 10 : L’établissement des documents commerciaux

# ST 10 : L’établissement des documents commerciaux ## Les documents commerciaux relatifs à la commande et livraison ### Introduction Dans le monde du commerce, de nombreuses transactions ont lieu chaque jour entre les entreprises et leurs clients. Pour que ces échanges se déroulent correctement, il est essentiel d'utiliser des documents spécifiques. Ces documents ne sont pas de simples papiers ; ils servent de preuve, de suivi et de base légale pour toutes les opérations. Cette leçon va se concentrer sur les documents essentiels aux étapes de la **commande** et de la **livraison** des marchandises. ### Concepts Clés #### 1. La commande La commande est l'acte par lequel un client exprime son intention d'acheter un ou plusieurs produits ou services à un fournisseur. C'est le point de départ d'une relation commerciale. ##### 1.1. Les étapes avant la commande Avant même de passer commande, plusieurs échanges peuvent avoir lieu entre le client et le fournisseur : * **Demande de prix / Demande de devis :** Le client demande des informations sur les prix et les conditions de vente. * **Offre de prix / Devis :** Le fournisseur propose ses produits ou services avec leurs prix et conditions. Le devis est un document officiel qui engage le fournisseur sur ses propositions pour une durée déterminée. ##### 1.2. Le bon de commande (BC) Le bon de commande est le document par lequel le client formalise son intention d'acheter. C'est une preuve écrite de l'accord entre le client et le fournisseur. ###### Rôle du bon de commande : * Il atteste que le client a bien commandé les marchandises. * Il engage le client à recevoir et payer les marchandises. * Il engage le fournisseur à livrer les marchandises aux conditions convenues. * Il sert de référence pour le suivi de la commande. ###### Contenu obligatoire d'un bon de commande : * **Identité du fournisseur et du client :** Noms, adresses, numéros SIRET/SIREN. * **Numéro et date de la commande :** Pour l'identification et le suivi. * **Désignation des articles :** Description précise des produits (références, noms, caractéristiques). * **Quantités commandées :** Nombre d'unités de chaque article. * **Prix unitaires hors taxes (HT) :** Prix de chaque article sans la TVA. * **Taux de TVA et Montant de la TVA :** Taxe sur la Valeur Ajoutée appliquée. * **Prix total toutes taxes comprises (TTC) :** Le montant que le client doit payer. * **Conditions de livraison :** Délai, lieu de livraison. * **Conditions de paiement :** Modalités (à réception, 30 jours, etc.). * **Signature du client :** Atteste l'acceptation des conditions. #### 2. La livraison La livraison est l'acte par lequel le fournisseur remet les marchandises commandées au client. ##### 2.1. Le bon de livraison (BL) Le bon de livraison est le document qui accompagne les marchandises lors de leur transport et de leur remise au client. Il prouve la bonne exécution de la livraison. ###### Rôle du bon de livraison : * Il prouve que le fournisseur a expédié les marchandises. * Il permet au transporteur de justifier le transport des marchandises. * Il permet au client de vérifier que les marchandises reçues correspondent à sa commande. * Il sert de base pour l'établissement de la facture. ###### Contenu obligatoire d'un bon de livraison : * **Identité du fournisseur et du client :** Similaire au bon de commande. * **Numéro et date du bon de livraison :** Pour l'identification. * **Références de la commande :** Numéro du bon de commande correspondant. * **Désignation des articles :** Description des produits livrés. * **Quantités livrées :** Nombre d'unités effectivement livrées pour chaque article. * **Signature du réceptionnaire :** Le client (ou son représentant) signe pour attester avoir bien reçu les marchandises. * **Mentions spéciales :** En cas d'anomalie ou de réserve lors de la réception. ##### 2.2. La réception des marchandises Lors de la réception, le client doit impérativement : * **Vérifier la conformité des marchandises :** Les articles livrés correspondent-ils à ce qui a été commandé ? Les quantités sont-elles exactes ? L'état des emballages est-il correct ? * **Mentionner toute réserve sur le BL :** En cas d'anomalie (colis manquants, produits endommagés, erreur de référence), il est crucial de l'indiquer sur le bon de livraison avant de signer. Sans réserve, il est plus difficile de contester ultérieurement. ##### 2.3. Le bon de réception Parfois, après vérification complète des marchandises, le client établit un **bon de réception**. C'est un document interne qui confirme la bonne réception et la conformité des marchandises. Il est ensuite utilisé pour valider la facture du fournisseur. ### Vocabulaire * **Document commercial :** Tout document écrit qui formalise une transaction entre entreprises (commande, livraison, facture, etc.). * **Client :** La personne ou l'entreprise qui achète des biens ou des services. * **Fournisseur :** La personne ou l'entreprise qui vend des biens ou des services. * **Commande :** Acte d'achat d'un client. * **Bon de commande (BC) :** Document formalisant la commande du client. * **Livraison :** Acte de remise des marchandises par le fournisseur au client. * **Bon de livraison (BL) :** Document accompagnant les marchandises et prouvant leur livraison. * **Marchandises :** Les produits achetés et vendus. * **Réception :** L'action de prendre possession des marchandises livrées. * **Litige :** Désaccord ou contestation entre le client et le fournisseur. * **Quantité commandée :** Le nombre d'articles que le client a demandé. * **Quantité livrée :** Le nombre d'articles que le client a effectivement reçus. * **Désignation :** Description précise d'un article. * **Référence :** Code alphanumérique identifiant un article. * **Hors Taxes (HT) :** Prix sans la Taxe sur la Valeur Ajoutée. * **Toutes Taxes Comprises (TTC) :** Prix incluant la Taxe sur la Valeur Ajoutée. ### Exemples #### Exemple 1 : Établissement d'un bon de commande Une entreprise, "Bureautique Pro", commande du matériel de bureau à son fournisseur, "Papeterie du Futur". | Référence | Désignation Article | Quantité | Prix Unitaire HT | Total HT | |-----------|---------------------|----------|------------------|----------| | STYLO01 | Stylo bille bleu | 100 | 0,80 € | 80,00 € | | PAPIER_A4 | Ramette papier A4 | 10 | 5,50 € | 55,00 € | | AGRAF05 | Agrafeuse | 5 | 12,00 € | 60,00 € | Total HT : \[ 80 + 55 + 60 = 195,00 \] € TVA (20 %) : \[ 195 imes 0,20 = 39,00 \] € Total TTC : \[ 195 + 39 = 234,00 \] € Le bon de commande inclura ces informations ainsi que les coordonnées des deux entreprises, la date, un numéro de commande unique, les conditions de livraison (par exemple, livraison sous 5 jours) et de paiement (par exemple, paiement à 30 jours fin de mois). #### Exemple 2 : Réception avec un bon de livraison Quelques jours plus tard, "Bureautique Pro" reçoit sa commande. Le transporteur présente un bon de livraison : | Référence | Désignation Article | Quantité commandée | Quantité livrée | |-----------|---------------------|--------------------|-----------------| | STYLO01 | Stylo bille bleu | 100 | 100 | | PAPIER_A4 | Ramette papier A4 | 10 | 10 | | AGRAF05 | Agrafeuse | 5 | 4 | En vérifiant les cartons, l'employé de "Bureautique Pro" constate qu'il ne manque qu'une agrafeuse. Avant de signer le bon de livraison, il doit absolument écrire la mention suivante sur le document : "*Sous réserve d'une agrafeuse manquante (1 Agrafeuse Réf. AGRAF05)*". Il signe ensuite. Cette mention est cruciale pour pouvoir ensuite demander au fournisseur de livrer l'agrafeuse manquante ou d'appliquer un avoir (réduction sur la facture). ### Exercices 1. Quel est l'objectif principal d'un bon de commande pour le client ? Et pour le fournisseur ? 2. Cite trois informations obligatoires qui doivent figurer sur un bon de livraison. 3. Explique pourquoi il est important de vérifier les marchandises à réception et de noter les réserves sur le bon de livraison. 4. Un client a commandé 20 chaises. Le bon de livraison indique 18 chaises livrées. Que doit faire le client avant de signer le bon de livraison ? 5. Quelles sont les différences principales entre une "quantité commandée" et une "quantité livrée" ? ### Devoirs à faire à la maison 1. **Création de documents :** Imagine que tu es gérant(e) d'une petite librairie appelée "Le Livre Ouvert". Tu souhaites commander des livres à ton fournisseur "Éditions Classiques". * Crée un bon de commande pour les articles suivants : * 10 exemplaires du roman "L'aventure fantastique" (Référence : RF001) à 15 € HT l'unité. * 5 exemplaires du recueil de poèmes "Murmures du vent" (Référence : RP002) à 12 € HT l'unité. * 20 exemplaires du manuel de maths "Calcul Malin" (Référence : CM003) à 20 € HT l'unité. * Ajoute la TVA à 5,5 % pour les livres. Calcule le total HT, la TVA et le total TTC. * Imagine ensuite que tu reçois la livraison, mais il manque 1 exemplaire du roman "L'aventure fantastique". Rédige le bon de livraison correspondant en incluant la réserve nécessaire. 2. **Recherche :** Trouve un exemple réel (même flou ou masqué pour des raisons de confidentialité) d'un bon de commande et d'un bon de livraison. Analyse les informations qu'ils contiennent et compare-les à ce que nous avons vu en cours. ### Résumé Les documents commerciaux sont indispensables pour assurer la fluidité et la légalité des échanges commerciaux. Le **bon de commande (BC)** est l'engagement du client à acheter et du fournisseur à livrer. Le **bon de livraison (BL)** accompagne les marchandises et prouve leur remise. Une vérification attentive des marchandises à la réception et la mention de toute anomalie sur le bon de livraison sont essentielles pour protéger les droits du client et éviter les litiges. Maîtriser ces documents est une compétence fondamentale en comptabilité et dans le monde des affaires. ## Les documents commerciaux relatifs à la facturation ### Introduction Dans le monde des affaires, chaque transaction d'achat ou de vente est accompagnée de documents spécifiques. Ces documents, appelés **documents commerciaux**, sont essentiels pour le bon fonctionnement des entreprises. Ils servent de preuves, de supports pour la comptabilité et d'outils de gestion. Dans cette leçon, nous allons nous concentrer sur les documents liés à la facturation, en explorant leur rôle, leur contenu et leur importance. ### Concepts Clés #### L'importance des documents commerciaux Les documents commerciaux sont vitaux pour plusieurs raisons : * **Preuve juridique :** Ils attestent des accords et des conditions de vente ou d'achat entre un client et un fournisseur. * **Suivi comptable :** Ils sont la base de l'enregistrement des opérations dans la comptabilité de l'entreprise. * **Gestion :** Ils permettent de suivre les stocks, les commandes, les livraisons et les paiements. * **Fiscalité :** Ils justifient les montants déclarés aux administrations fiscales (par exemple, pour la TVA). #### Les principaux documents commerciaux liés à la facturation ##### 1. Le devis Le devis est une proposition commerciale écrite, détaillée et chiffrée, qu'un vendeur adresse à un client potentiel. Il décrit les produits ou services, leurs prix, les délais et les conditions de vente. * **Rôle :** Informer le client sur le coût estimé d'un projet ou d'une commande. Il n'est pas obligatoire mais, s'il est accepté par le client, il engage le vendeur sur les prix et conditions mentionnés pour une durée définie. * **Mentions importantes :** Description précise des articles/services, prix unitaires et totaux HT, TVA, TTC, date de validité de l'offre. ##### 2. Le bon de commande Le bon de commande est le document par lequel un client exprime formellement son intention d'acheter des biens ou des services à un fournisseur. * **Rôle :** C'est un engagement d'achat du client, qui confirme l'acceptation d'un devis ou spécifie une commande. Il sert de base au fournisseur pour préparer la livraison et la facturation. * **Mentions importantes :** Références du client et du fournisseur, date de la commande, liste détaillée des produits/services commandés, quantités, prix unitaires. ##### 3. Le bon de livraison Le bon de livraison est un document qui accompagne la marchandise lors de son transport et qui est signé par le client à la réception. * **Rôle :** Prouver que la marchandise a été livrée et réceptionnée par le client. Il permet de vérifier la conformité de la livraison avec la commande. * **Mentions importantes :** Date de livraison, références du client et du fournisseur, description des articles livrés, quantités (mais généralement pas les prix). ##### 4. La facture La facture est le document le plus important dans le processus de vente. C'est une pièce comptable obligatoire qui constate la vente ou la prestation de services et qui demande le paiement au client. * **Rôle :** Demande de paiement officielle, preuve juridique de la transaction, support pour la comptabilité et la fiscalité. * **Obligatoire :** Pour toutes les transactions entre professionnels (B2B) et pour les ventes aux particuliers (B2C) au-delà d'un certain montant ou pour certains services. ###### Les mentions obligatoires d'une facture Pour être valable, une facture doit impérativement comporter les informations suivantes : * **Date de la facture** * **Numéro de facture :** Un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue. * **Identité du vendeur :** Nom ou dénomination sociale, adresse du siège social, numéro SIREN/SIRET, forme juridique, capital social, numéro d'inscription au RCS. * **Identité de l'acheteur :** Nom ou dénomination sociale, adresse. * **Numéro d'identification à la TVA :** Celui du vendeur et, si l'acheteur est un professionnel dans l'UE, celui de l'acheteur. * **Désignation des produits ou services :** Nom exact, quantité, prix unitaire hors taxes (HT). * **Taux de TVA applicable et montant de la TVA :** Pour chaque taux. * **Prix total HT, montant total de la TVA, prix total TTC.** * **Réductions :** Si elles ne sont pas incluses dans le prix unitaire (remise, rabais, ristourne). * **Date limite de paiement et conditions d'escompte** pour paiement anticipé, taux de pénalités de retard. ###### Les calculs sur une facture Pour établir une facture, il est crucial de maîtriser les calculs suivants : * **Prix Brut :** Quantité \( \times \) Prix unitaire HT. * **Prix Net Commercial (PNC) :** Prix Brut \( - \) (Remises \( + \) Rabais \( + \) Ristournes). * **Montant HT (Hors Taxes) :** Le Net Commercial après déduction d'un éventuel escompte. * **Montant de la TVA (Taxe sur la Valeur Ajoutée) :** \[ \text{Montant TVA} = \text{Montant HT} \times \text{Taux de TVA} \] * **Montant TTC (Toutes Taxes Comprises) :** \[ \text{Montant TTC} = \text{Montant HT} + \text{Montant TVA} \] Ou bien : \[ \text{Montant TTC} = \text{Montant HT} \times (1 + \text{Taux de TVA}) \] * **Net à Payer :** Le montant TTC, éventuellement diminué d'un acompte déjà versé. ###### Les types de factures * **Facture de doit :** C'est la facture classique, demandant le paiement d'une somme due. (D'où son nom "de doit", on doit de l'argent). * **Facture d'avoir (ou note de crédit) :** Elle est émise pour annuler ou modifier une facture précédente (par exemple, suite à un retour de marchandises, une erreur de facturation ou un geste commercial). Elle représente une diminution de la somme due par le client ou un remboursement. * **Facture proforma :** C'est une facture "pour la forme". Elle n'a pas de valeur comptable ou légale. Elle est utilisée à titre informatif (par exemple pour obtenir un financement, pour l'exportation avant l'envoi des marchandises, etc.). #### 5. Le relevé de compte Un relevé de compte est un document récapitulatif envoyé périodiquement par un fournisseur à son client, listant l'ensemble des transactions (factures, paiements, avoirs) sur une période donnée. * **Rôle :** Permettre au client de vérifier l'exactitude des opérations et de connaître le solde dû ou créditeur. ### Vocabulaire * **Devis :** Proposition commerciale chiffrée. * **Bon de commande :** Document formalisant l'engagement d'achat du client. * **Bon de livraison :** Document attestant de la réception des marchandises. * **Facture :** Document comptable et juridique qui constate une vente et demande son paiement. * **TVA (Taxe sur la Valeur Ajoutée) :** Impôt indirect sur la consommation. * **HT (Hors Taxes) :** Prix d'un bien ou service avant application de la TVA. * **TTC (Toutes Taxes Comprises) :** Prix final incluant la TVA. * **Remise :** Réduction commerciale accordée en fonction du volume ou du statut du client. * **Rabais :** Réduction commerciale pour un défaut de qualité ou de conformité. * **Ristourne :** Réduction accordée sur le chiffre d'affaires réalisé avec un client sur une période donnée. * **Escompte :** Réduction financière accordée pour un paiement anticipé. * **Net commercial :** Prix brut après déduction des remises, rabais et ristournes. * **Net à payer :** Montant final dû par le client, souvent le TTC. * **Facture d'avoir :** Facture annulant ou réduisant une dette client. * **Facture de doit :** Facture classique émise pour une vente. ### Exemples #### Exemple de calcul de facture Une entreprise vend les articles suivants à un client : * 10 T-shirts à 15 € HT l'unité. * 5 Casquettes à 10 € HT l'unité. Une remise de 5 % est accordée sur le montant total brut. Le taux de TVA applicable est de 20 %. Calcul : 1. **Montant brut des T-shirts :** \( 10 \times 15 \text{ €} = 150 \text{ €} \) 2. **Montant brut des Casquettes :** \( 5 \times 10 \text{ €} = 50 \text{ €} \) 3. **Montant total brut :** \( 150 \text{ €} + 50 \text{ €} = 200 \text{ €} \) 4. **Montant de la remise (5 %) :** \( 200 \text{ €} \times 0,05 = 10 \text{ €} \) 5. **Montant Net Commercial (Montant HT) :** \( 200 \text{ €} - 10 \text{ €} = 190 \text{ €} \) 6. **Montant de la TVA (20 %) :** \( 190 \text{ €} \times 0,20 = 38 \text{ €} \) 7. **Montant TTC (Net à payer) :** \( 190 \text{ €} + 38 \text{ €} = 228 \text{ €} \) Le client devra payer 228 €. ### Exercices 1. Expliquez pourquoi le bon de livraison ne contient généralement pas les prix des articles. 2. Citez et décrivez brièvement trois mentions obligatoires devant figurer sur une facture. 3. Un commerçant vend un article pour 250 € HT. Le taux de TVA applicable est de 20 %. Calculez le montant de la TVA et le prix TTC de l'article. 4. Quelle est la principale différence entre une facture de doit et une facture d'avoir ? Dans quel cas utilise-t-on une facture d'avoir ? 5. Un client a commandé 10 chaises mais n'en a reçu que 8. Quel document doit-il vérifier à la réception ? Quelles actions doit-il entreprendre ? ### Devoir à la maison 1. **Complétez la facture suivante :** * Client : SARL Durand, 12 rue du Commerce, 75001 Paris. * Fournisseur : EURL Fournitout, 5 avenue de l'Industrie, 69002 Lyon. SIRET : 12345678900010. TVA Intra : FR12123456789. * Date de facture : 15/10/2023. N° Facture : F-2023-005. * Articles : * 50 stylos à 1,20 € HT l'unité. * 20 cahiers à 2,50 € HT l'unité. * Remise de 10 % sur le total brut. * Taux de TVA : 20 %. * Conditions de paiement : Net à 30 jours. Calculez le montant HT, la TVA et le TTC à payer. Présentez vos calculs de manière claire. 2. **Recherche :** Renseignez-vous sur les différents taux de TVA applicables en France et donnez au moins trois exemples de biens ou services associés à un taux particulier (taux normal, réduit, super-réduit). ### Résumé Les documents commerciaux sont le cœur des échanges entre entreprises et clients. Nous avons vu l'importance du **devis** (proposition), du **bon de commande** (engagement d'achat) et du **bon de livraison** (preuve de réception). La **facture** est le document central : elle est obligatoire, constate la vente, exige le paiement et doit contenir des mentions précises. Il est essentiel de comprendre comment calculer les montants **HT, TVA et TTC** et de distinguer les différents types de factures (de doit et d'avoir) pour une gestion commerciale et comptable rigoureuse. La maîtrise de ces documents est fondamentale pour toute entreprise.